Если в вашей компании планируется много командировок, эта информация для вас.
Учет и планирование командировочных расходов зачастую упускаются из виду, хотя они могут составлять значительную часть затрат. Многие не учитывают косвенные факторы, такие как время сотрудников на поиск билетов, бронирование гостиниц, согласование поездок, также следует иметь в виду риски мошенничества.
Для оптимизации процесса есть два варианта:
1. Внутренняя организация:
Первый вариант предполагает грамотную организацию процессов внутри компании.
Оптимально иметь выделенного менеджера (или секретаря), отвечающего за покупку билетов, бронирование гостиниц, организацию сопутствующих услуг и ведение статистики. Он может самостоятельно приобретать билеты через кассы или системы бронирования. Альтернатива — контроль менеджером процесса, при котором сотрудники сами бронируют билеты и услуги. Однако такой подход трудоемок и редко используется, так как требует двойной проверки стоимости билетов, гостиниц и транспорта, что приводит к дублированию операций.
После командировки бухгалтер принимает отчет и отражает расходы по счетам баланса. При этом бухгалтер не контролирует стоимость билетов и услуг — это не его обязанность. Его задача — обработка первичных документов из командировочного отчета. Получить статистику по командировкам в нужных разделах из бухгалтерского учета практически невозможно.
Идеально, если в компании используется управленческая система учета с блоком для регистрации информации по командировкам и расходам. Однако такие системы обычно ограничиваются формированием документов (приказов, удостоверений и т.д.), а вопросы билетов, гостиниц и транспорта остаются за их рамками. Это считается зоной ответственности бухгалтерии: выдача средств на расходы и их отражение в затратах на основе первичных документов.
2. Аутсорсинг:
Второй вариант предполагает использование услуг компаний, специализирующихся на предоставлении услуг аутсорсинга. Сотрудничество может быть организовано различными способами. Крупные провайдеры уже давно разработали и внедрили автоматизированные системы бронирования билетов и услуг для корпоративных клиентов, что делает процесс максимально удобным и эффективным.
Преимущества автоматизированных систем:
- Самостоятельное бронирование: Вы можете самостоятельно выписывать билеты, бронировать гостиницы и заказывать дополнительные услуги через онлайн-систему.
- Контроль расходов: Система автоматически учитывает корпоративную трэвел-политику, ограничивая доступ сотрудников к определенным операциям. Например, можно разрешить бронирование только утвержденным менеджерам, а остальным сотрудникам предоставить возможность только выбирать направления, оставив оплату и контроль за выделенным специалистом.
- Гибкость оплаты: Услуги могут быть оплачены безналичным расчетом, корпоративными картами или с отсрочкой платежа.
- Оффлайн-поддержка: При необходимости бронирование можно осуществить через оператора сервисной компании.
- Документооборот: Ежемесячно или по индивидуальному графику вы получаете полный пакет документов, включая электронные коды для интеграции в ваши учетные системы, что исключает ручной ввод данных.
Все параметры сотрудничества настраиваются в соответствии с вашими потребностями и фиксируются в индивидуальном договоре. Автоматизированная система бронирования и личный кабинет на сайте сервисной компании предоставляют детальную статистику: по направлениям, датам, периодам, стоимости, сотрудникам и отделам.
Цены на аутсорсинговые услуги варьируются в зависимости от индивидуальных запросов клиента, объема услуг и условий оплаты (например, наличия отсрочки платежа). Однако в большинстве случаев такие услуги оказываются более выгодными по сравнению с самостоятельной организацией командировок.
Если сотрудник самостоятельно занимается бронированием билетов и гостиниц, он тратит в среднем 0,5–1 час рабочего времени. При средней стоимости рабочего часа в 500 рублей (с учетом зарплаты и косвенных расходов) такие затраты быстро накапливаются. Дополнительно учитываются время на оформление командировочных отчетов, посещение кассы и другие сопутствующие задачи.
Аутсорсинг командировочных процессов не только снижает затраты компании, но и предоставляет дополнительные возможности для контроля и анализа данных. Современные системы сервисных компаний также позволяют внедрить функции планирования командировок, что делает управление бизнес-поездками еще более эффективным.
Выбор зависит от ваших потребностей, но профессиональный подход к организации командировок поможет оптимизировать расходы и управление ними.
Компания ВИП Сервис Корпорейтед всегда рада новым партнёрам, которые воспользуются нашими услугами организации деловых поездок.
Обратитесь к нам по почте office@vscspb.ru
или телефону +7 (812) 380-56-00, спланируем вашу командировку совместно!
